Chi tiết các bước lập hóa đơn điện tử áp dụng áp dụng từ đầu tháng 6/2025. Quy định về các nguyên tắc nào trong sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

1. Chi tiết các bước lập hóa đơn điện tử áp dụng từ tháng 6/2025

Dưới đây là hướng dẫn quy trình lập hóa đơn điện tử theo từng trường hợp cụ thể, quý khách hàng có thể tham khảo áp dụng:

1.1. Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Căn cứ theo quy định tại Điều 17 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 3 Điều 2 Nghị định 70/2025/NĐ-CP), hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được lập như sau:

Bước 1: Lập và ký số trên hóa đơn điện tử

Trường hợp 1: Doanh nghiệp, hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thuộc diện không phải trả tiền dịch vụ trong thời gian 12 tháng đầu sử dụng hóa đơn điện tử:

Căn cứ khoản 1 Điều 14 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 3 Điều 2 Nghị định 70/2025/NĐ-CP), trường hợp này bao gồm:
- Doanh nghiệp nhỏ và vừa, hộ kinh doanh tại địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn, địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn (do Chính phủ quy định); hoặc
- Doanh nghiệp nhỏ và vừa khác theo đề nghị của UBND cấp tỉnh gửi Bộ Tài chính (trừ doanh nghiệp hoạt động tại các khu kinh tế, khu công nghiệp, khu công nghệ cao).

Các doanh nghiệp, hộ kinh doanh nêu trên nếu truy cập vào Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của cơ quan thuế để lập hóa đơn thì sử dụng tài khoản đã được cấp khi đăng ký để thực hiện:
- Lập hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
- Ký số trên các hóa đơn đã lập và gửi hóa đơn để cơ quan thuế cấp mã.

Trường hợp 2: Doanh nghiệp, hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp, hộ kinh doanh truy cập vào trang thông tin điện tử của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử của đơn vị để thực hiện:
- Lập hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
- Ký số trên các hóa đơn đã lập và gửi hóa đơn qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để cơ quan thuế cấp mã.

Bước 2: Cấp mã hóa đơn

Hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã là hóa đơn hợp lệ. Cụ thể, hóa đơn phải đảm bảo:
- Đầy đủ nội dung về hóa đơn điện tử;
- Đúng định dạng về hóa đơn điện tử;
- Đúng theo thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn đã gửi cơ quan thuế;
- Không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Lưu ý: Hệ thống cấp mã hóa đơn của Tổng cục Thuế tự động thực hiện cấp mã hóa đơn và gửi trả kết quả cấp mã hóa đơn cho người gửi.

Bước 3: Gửi hóa đơn cho người mua

Doanh nghiệp, hộ kinh doanh bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có trách nhiệm gửi hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế cho người mua. Phương thức gửi và nhận hóa đơn được thực hiện theo thỏa thuận giữa người bán và người mua và đảm bảo phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

1.2. Đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Căn cứ Điều 18 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, sau khi nhận được thông báo chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của cơ quan thuế, doanh nghiệp, hộ kinh doanh được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Doanh nghiệp, hộ kinh doanh sử dụng phần mềm để:
- Lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ
- Ký số trên hóa đơn điện tử
- Gửi cho người mua bằng phương thức điện tử theo thỏa thuận giữa người bán và người mua, đảm bảo phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

2. Quy định về các nguyên tắc nào trong sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Tại Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 8 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP), hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền phải đảm bảo các nguyên tắc sau:
- Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
- Không bắt buộc có chữ ký số.
- Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp .