Việc nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới chỉ là bước khởi đầu về mặt pháp lý. Để tổ chức chính thức đi vào vận hành hợp pháp, phòng ngừa rủi ro bị cơ quan chức năng xử phạt hành chính hoặc đình chỉ hoạt động, các chủ doanh nghiệp cần lập tức hoàn thiện chuỗi thủ tục hành chính cốt lõi.

Bài viết dưới đây tổng hợp chi tiết 7 đầu việc mang tính bắt buộc mà doanh nghiệp mới thành lập cần triển khai ngay lập tức.

Thiết lập hồ sơ nghĩa vụ thuế ban đầu và tài khoản giao dịch ngân hàng

Công tác xây dựng nền tảng tài chính điện tử liên thông với cơ quan quản lý là ưu tiên hàng đầu ngay sau khi có mã số doanh nghiệp:

• Kê khai hồ sơ thuế ban đầu: Doanh nghiệp phải chuẩn bị và nộp bộ hồ sơ lên Chi cục Thuế quản lý trực tiếp. Các danh mục bắt buộc gồm có: Tờ khai đăng ký hình thức kế toán áp dụng; hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn; tờ khai và nghĩa vụ nộp lệ phí môn bài; các quyết định bổ nhiệm nhân sự chủ chốt (Giám đốc, Kế toán trưởng); và văn bản đăng ký giao dịch điện tử với cơ quan thuế.

• Khởi tạo tài khoản ngân hàng thương mại: Doanh nghiệp cần mở tài khoản thanh toán đứng tên công ty để phục vụ dòng tiền vận hành. Tài khoản này là công cụ bắt buộc để thực hiện nộp thuế điện tử, tiến hành các giao dịch kinh mại thương mại và thực hiện thanh toán bắt buộc qua ngân hàng đối với các hóa đơn chi phí có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên theo quy định. Sau khi hoàn tất mở tài khoản, đơn vị phải thực hiện thủ tục thông báo thông tin tài khoản theo đúng quy định hiện hành.

Trang bị công cụ định danh điện tử và chuẩn hóa nhận diện trụ sở

Việc số hóa công tác ký duyệt văn bản và minh bạch địa điểm kinh doanh giúp tổ chức vận hành thông suốt, đúng luật:

• Sở hữu chữ ký số doanh nghiệp (Token): Đây là công cụ kỹ thuật số tối quan trọng độc lập, cho phép doanh nghiệp thực hiện các giao dịch trực tuyến hợp pháp bao gồm: Kê khai và nộp các sắc thuế online; phát hành hệ thống hóa đơn điện tử; ký duyệt giao dịch ngân hàng số; và thực hiện các thủ tục bảo hiểm xã hội (BHXH) điện tử. Doanh nghiệp có thể trang bị số lượng chữ ký số linh hoạt dựa trên nhu cầu thực tế.

• Thiết lập bảng hiệu tại trụ sở làm việc: Công ty có nghĩa vụ bắt buộc phải viết hoặc gắn tên biển hiệu tại trụ sở chính, các chi nhánh hoặc văn phòng đại diện trực thuộc. Việc không chấp hành treo bảng hiệu rõ ràng có thể dẫn đến hình thức xử phạt vi phạm hành chính, gây khó khăn cho công tác hậu kiểm của cơ quan quản lý và làm ảnh hưởng trực tiếp đến trạng thái hoạt động bình thường của tổ chức trên hệ thống quốc gia.

Khởi tạo hệ thống hóa đơn điện tử và hoàn thiện điều kiện pháp lý đặc thù

Doanh nghiệp cần chủ động kiểm soát quy trình thương mại và các dòng vốn cam kết đầu tư:

• Đăng ký và phát hành hóa đơn điện tử: Dựa trên các quy định pháp luật hiện hành, việc áp dụng hóa đơn điện tử trong giao dịch thương mại là bắt buộc. Doanh nghiệp cần chủ động lựa chọn đơn vị cung cấp giải pháp uy tín, tiến hành thủ tục đăng ký sử dụng với cơ quan thuế và hoàn tất mọi quy trình thông báo phát hành trước khi chính thức xuất hóa đơn giao cho khách hàng.

• Kiểm soát điều kiện kinh doanh và tiến độ góp vốn: Đối với các mô hình vận hành ngành nghề có điều kiện, doanh nghiệp phải hoàn thành đầy đủ các thủ tục xin cấp giấy phép con hoặc bổ sung các chứng chỉ hành nghề theo đúng tiêu chuẩn. Đồng thời, các thành viên góp vốn hoặc cổ đông sáng lập bắt buộc phải hoàn thành nghĩa vụ góp đủ số vốn đã cam kết trong thời hạn tối đa 90 ngày, tính từ ngày được cấp giấy phép thành lập.

Đồng bộ nghĩa vụ bảo hiểm xã hội và báo cáo thuế định kỳ

Bước cuối cùng nhằm đảm bảo quyền lợi cho người lao động và duy trì tính tuân thủ dòng thuế của tổ chức:

• Thiết lập hệ thống bảo hiểm xã hội: Ngay khi ký kết hợp đồng lao động và có nhân sự làm việc chính thức, doanh nghiệp có trách nhiệm tiến hành đăng ký tham gia các loại hình bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động đúng thời hạn luật định.

• Tuân thủ lịch trình báo cáo tài chính: Thực hiện nghiêm túc công tác kê khai các sắc thuế định kỳ, nộp đầy đủ báo cáo và quyết toán thuế theo đúng quy trình và khung thời gian quy định. Mọi hành vi chậm trễ trong công tác kê khai hoặc chậm nộp tiền thuế đều dẫn đến chế tài xử phạt hành chính và phát sinh các khoản chi phí phạt không đáng có cho doanh nghiệp.

Việc nghiêm túc thực hiện 7 đầu việc trên ngay từ những ngày đầu thành lập sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng một bệ phóng pháp lý vững chắc, tối ưu hóa quy trình quản trị dòng tiền và tự tin tập trung nguồn lực vào hoạt động phát triển kinh doanh.