Khi quyết định chấm dứt hoạt động sản xuất kinh doanh, việc hoàn thiện đúng quy trình giải thể không chỉ giúp doanh nghiệp, tổ chức khép lại nghĩa vụ pháp lý một cách an toàn mà còn phòng ngừa các rủi ro phát sinh về nợ thuế. Để hỗ trợ người nộp thuế chủ động thực hiện, Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh đã ban hành hướng dẫn chi tiết, phân định rõ quy trình theo hai luồng xử lý: Quy trình liên thông (dành cho doanh nghiệp) và Quy trình trực tiếp (dành cho tổ chức, người nộp thuế khác).
Bài viết dưới đây sẽ hệ thống hóa toàn bộ các bước triển khai và danh mục mẫu biểu đi kèm để người nộp thuế dễ dàng đối soát và áp dụng.
Quy trình liên thông áp dụng đối với đối tượng doanh nghiệp
Cơ chế liên thông giúp tối giản hóa thủ tục hành chính bằng cách đồng bộ thông tin tự động giữa cơ quan đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế qua các bước sau:
Bước 1 - Khai báo giải thể đến cơ quan ĐKKD: Doanh nghiệp gửi quyết định hoặc nghị quyết giải thể đến cơ quan Đăng ký kinh doanh (ĐKKD). Sau đó, hệ thống quốc gia sẽ tự động truyền thông tin điện tử sang cơ quan thuế để cập nhật trạng thái ngừng hoạt động của đơn vị.
Bước 2 - Thanh tra quyết toán và hoàn tất nghĩa vụ với ngân sách: Cơ quan thuế tiến hành tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ quyết toán thuế của doanh nghiệp. Đơn vị có trách nhiệm thanh toán toàn bộ các khoản nợ thuế, tiền phạt phát sinh (nếu có) cũng như hoàn thành nghĩa vụ với cơ quan hải quan trước khi đóng mã số thuế.
Bước 3 - Khóa mã số thuế và giải thể chính thức: Khi xác nhận doanh nghiệp đã hoàn thành mọi nghĩa vụ tài chính, cơ quan thuế sẽ ban hành Thông báo hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế (Mẫu 28/TB-ĐKT). Doanh nghiệp sử dụng thông báo này để hoàn tất thủ tục xóa tên giải thể cuối cùng tại cơ quan ĐKKD.
Quy trình trực tiếp áp dụng đối với tổ chức và người nộp thuế khác
Đối với các tổ chức hành chính, đơn vị sự nghiệp hoặc người nộp thuế không thuộc diện đăng ký liên thông, thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế được thực hiện trực tiếp với cơ quan thuế quản lý:
Bước 1 - Nộp hồ sơ đóng mã số thuế: Người nộp thuế nộp trực tiếp hồ sơ đề nghị chấm dứt hiệu lực mã số thuế theo Mẫu 24/ĐK-TCT đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Dựa trên hồ sơ này, cơ quan thuế sẽ ra thông báo ngừng hoạt động để chuyển sang trạng thái chờ đóng mã.
Bước 2 - Đối soát quyết toán và hoàn thành nghĩa vụ tài chính: Cơ quan thuế thực hiện kiểm tra hồ sơ quyết toán thuế của tổ chức. Người nộp thuế phải thanh toán dứt điểm toàn bộ các khoản nợ thuế, nợ phạt và các nghĩa vụ thuế quan liên quan.
Bước 3 - Ban hành thông báo đóng mã số thuế chính thức: Sau khi kiểm tra mọi nghĩa vụ đã hoàn thành, cơ quan thuế ban hành Thông báo chấm dứt hiệu lực mã số thuế (Mẫu 18/TB-ĐKT) và cập nhật trạng thái đóng mã số thuế hoàn toàn trên hệ thống quản lý.
Hệ thống mẫu biểu và thông báo áp dụng trong quá trình thực hiện
Trong suốt quá trình xử lý hồ sơ giải thể và chấm dứt hoạt động, người nộp thuế cần đặc biệt lưu ý các mẫu biểu hồ sơ và thông báo quan trọng dưới đây để đối chiếu tiến độ:
Mẫu 24/ĐK-TCT (Hồ sơ đề nghị): Áp dụng cho đối tượng tổ chức và người nộp thuế trực tiếp để làm tờ trình đề nghị chấm dứt hiệu lực mã số thuế.
Thông báo 17/TB-ĐKT (Thông báo từ cơ quan thuế): Áp dụng chung cho cả doanh nghiệp, tổ chức và người nộp thuế nhằm xác nhận đơn vị đã ngừng hoạt động và đang trong quá trình thực hiện thủ tục đóng mã số thuế.
Thông báo 18/TB-ĐKT (Thông báo kết quả): Áp dụng cho tổ chức và người nộp thuế trực tiếp nhằm xác nhận đã chính thức đóng và chấm dứt hiệu lực mã số thuế.
Thông báo 28/TB-ĐKT (Thông báo kết quả): Áp dụng riêng cho đối tượng doanh nghiệp nhằm chứng nhận đơn vị đã hoàn thành toàn bộ nghĩa vụ thuế, làm cơ sở nộp lên cơ quan ĐKKD để xóa tên doanh nghiệp.
Việc nắm vững từng bước đi của luồng hồ sơ tương ứng với mô hình hoạt động của mình sẽ giúp các doanh nghiệp, tổ chức rút ngắn thời gian chờ đợi, giải quyết nhanh chóng các nghĩa vụ tài chính tồn đọng và hoàn thành thủ tục giải thể đúng quy định pháp luật.